Dịch vụ hủy tài liệu: 11 Điểm quan trọng cần biết

Dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp cho khả năng xử lý nhanh gọn lượng tại liều khủng của các cơ quan, doanh nghiệp,... Lợi thế ở hiệu suất, tiết kiệm thời gian và nhân công, loại hình này hiện đang được lòng khách. Tuy nhiên, vẫn tồn tại không ít yếu điểm, cùng khám phá nhé.

• Máy hủy tài liệu là gì
• Máy hủy tài liệu Nikatei

1. Tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu là gì?

Dịch vụ hủy tài liệu là 1 loại hình dịch vụ mà cá nhân, doanh nghiệp có thể thuê để tiêu hủy tài liệu số lượng lớn nhanh, an toàn.

Các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu ứng dụng những hệ thống máy hủy tài liệu công nghiệp, ekip chuyên nghiệp... cho hiệu quả cao.

Khách hàng chỉ cần bàn giao tài liệu cho bên dịch vụ, họ sẽ đảm bảo tiêu hủy đúng quy trình. 

Các cơ quan, doanh nghiệp, cty,... lớn có số lượng tài liệu khủng, yêu cầu độ bảo mật cao là tệp khách hàng chính của dịch vụ này.

2. Phân loại dịch vụ hủy tài liệu phổ biến hiện nay

2.1 Theo địa điểm hủy

Dựa theo địa điểm tiến hành tiêu hủy, dịch vụ này được phân thành 2 nhóm cơ bản:

• Hủy tại chỗ: Đơn vị cung cấp máy hủy tài liệu di động trong 1 chiếc xe tải chuyên dụng đến tận nơi khách hàng. Quy trình tiến hành tiêu hủy tại chỗ, cho phép khách giám sát cả quá trình. 
• Hủy tại xưởng của đơn vị cung cấp dịch vụ: Bên dịch vụ sẽ đến chuyển tài liệu từ địa chỉ của khách về xưởng để xử lý. Tài liệu được cắt vụn bởi những máy hủy tài liệu công nghiệp khổng lồ. Thông thường, người dùng không được theo dõi quy trình hủy.

2.2 Theo thời gian hủy

Với tiêu chí thời gian hủy, dịch vụ cũng được chia thành 2 loại:

• Theo năm: Nhiều đơn vị lựa chọn gói hủy theo năm, mỗi năm tài liệu hết hạn sẽ được tổng hợp và hủy trong 1 lần duy nhất. Hợp những đơn vị có lượng giấy tờ không quá nhiều, kho lưu trữ lớn.
• Theo thời gian định kỳ cụ thể: Tùy đơn vị, lượng tài liệu sẽ đặt lịch hủy định kỳ 3 tháng, 6 tháng,... Lý tưởng cho doanh nghiệp có lượng giấy tờ cần hủy lớn, kho lưu trữ hạn chế.

3. Dịch vụ hủy tài liệu mang lại những lợi ích gì?

3.1 Nâng cao hiệu suất tiêu hủy tài liệu

Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ dùng máy hủy tài liệu công nghiệp công suất khủng. Các mã máy này có thể hủy vài nghìn tờ, thậm chí hơn trong chỉ 1 lần hủy.

Hệ thống dao cắt lớn, size khủng, độ sắc bén miễn bàn. Cho phép cắt nát lượng tài liệu lớn siêu nhanh. Kể cả những tài liệu thuộc nhóm vật liệu cứng cũng được tiêu hủy nhanh, an toàn.

3.2 Đảm bảo tính bảo mật tài liệu

Để tăng tính uy tín cho khách, các đơn vị đều áp dụng máy hủy tài liệu dạng hủy siêu vụn với size hủy mini. Kết hợp cùng sự xáo trộn khi hủy, vụn sau hủy không thể ghép nối, đọc,...

Bảo mật tuyệt đối các thông tin được ủy quyền xử lý. Vì thế, các đơn vị có thể an tâm tiêu hủy các tài liệu yêu cầu tính bảo mật cao.

3.3 Giải phóng không gian lưu trữ, quản lý tài liệu hiệu quả

Việc cắt nhỏ các tài liệu hết hạn giúp giải phóng khu vực lưu trữ trong doanh nghiệp của bạn.

 Từ đó có không gian mới để bảo quản những giấy tờ còn hiệu lực. 

Quy trình quản lý tài liệu vì thế mã dễ dàng, kiểm soát chính xác. Tinh gọn công việc lưu trữ tài liệu.

3.4 Tuân thủ quy định pháp lý

Việc tiêu huỷ tài liệu nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. 

Trong 1 số ngành đặc thù như: tài chính, pháp lý y tế,... việc xử lý & bảo vệ tài liệu nhạy cảm là yêu cầu bắt buộc. 

Cụ thể, NĐ 52/2013/NĐ-CP về TMĐT & các quy định liên quan đến quản lý dữ liệu của khách hàng chỉ rõ: các tổ chức, doanh nghiệp phải có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng không bị lạm dụng, tiết lộ không đúng cách. 

Do đó, dịch vụ hủy tài liệu là giải pháp tuyệt vời để tiêu hủy thông tin, đảm bảo độ bảo mật cao.

3.5 Gia tăng tính tiện lợi

Với dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp, các đơn vị không cần tốn nhiều thời gian hủy, không cần nhân công. Đặc biệt, không phải chuẩn bị máy hủy tài liệu, không cần lo khâu xả bỏ các vụn sau hủy,...

Khách chỉ cần bàn giao tài liệu cho đơn vị xử lý là được. Không cần lo lắng những công việc phát sinh khác.

3.6 Góp phần bảo vệ môi trường

Việc sử dụng dịch vụ tiêu hủy này cũng góp phần vào việc bảo vệ môi trường thay vì phương pháp đốt.

Cắt vụn tài liệu giúp thu gọn lại lượng rác. Từ đó, tối ưu không gian lưu trữ, thuận tiện cho việc vận chuyển cũng như xử lý chế phẩm.

4. Hạn chế tồn đọng của dịch vụ hủy tài liệu

Ngoài những ưu điểm, dịch vụ tiêu hủy giấy cũng mang đến không ít hạn chế.

• Chỉ phù hợp cho các đơn vị, công ty lớn, lượng tài liệu cần hủy khủng. Các bên cung cấp dịch vụ sẽ không tiếp nhận lượng tài liệu hủy ít vì “không bõ”.
• Giá dịch vụ phụ thuộc vào số lượng tài liệu hủy, khoảng cách với đơn vị hủy. Nếu đơn vị của bạn ở quá xa, chi phí có thể không hề nhỏ.
• Phải “gom” đủ lượng tài liệu mới “bõ công” dùng dịch vụ. Vì thế, tốn không gian lưu trữ thời gian dài.

5. Quy trình làm việc chuyên nghiệp của dịch vụ hủy

Mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu sẽ có những đặc thù riêng. Nhưng nhìn chung các bước xử lý cơ bản đều như sau:

• Bước 1: Đơn vị tiếp nhận nhu cầu hủy tài liệu từ khách hàng.
• Bước 2: Cử người đến tận nơi khảo sát thực địa về lượng tài liệu cần hủy. Từ đó, báo giá, lên kế hoạch chi tiết. 
• Bước 3: Khi cả 2 bên đều ok sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Bắt đầu tiến hành hủy tài liệu.
• Bước 4: Dịch vụ hoàn tất, 2 bên sẽ hoàn tất các thủ tục liên quan như: nghiệm thu, thanh toán,...

6. Tips chọn dịch vụ hủy tài liệu uy tín - giá rẻ

Để chốt đơn được đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, 1 số tips được Yên Phát tổng hợp sau đây có thể sẽ có ích với bạn.

• Lựa chọn những đơn vị có thâm niên lâu năm, là đối tác của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn.
• Trong hợp đồng cần đầy đủ các điều khoản về độ bảo mật rõ ràng.
• Chọn những đơn vị đủ điều kiện, trang thiết bị hiện đại để “gửi gắm” tài liệu.
• Nên chọn các bên cho khách giám sát quy trình hủy, tránh thất thoát tài liệu, lộ thông tin,...
• Ưu tiên các dịch vụ chọn gói để quy trình tiêu hủy thuận tiện nhất.
• Ưu ái hơn với những đơn vị có thể linh hoạt trong các khâu, đáp ứng nhu cầu khách.

Việc sử dụng dịch vụ huỷ tài liệu ngày càng phổ biến, nhu cầu lớn, độ cấp thiết cao. Với những đơn vị nhỏ nên chọn máy hủy tài liệu văn phòng thay vì dịch vụ.