Dịch vụ hủy tài liệu và những điều bạn cần biết

Với những doanh nghiệp có số lượng tài liệu cần hủy lớn, thay vì sử dụng máy hủy tài liệu văn phòng nhỏ gọn thì họ lựa chọn các dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp. Dịch vụ này cho khả năng hủy nhanh chóng số lượng lớn tài liệu cùng lúc. Để hiểu hơn về dịch vụ tiêu hủy giấy này, hãy cùng Điện Máy Yên Phát tìm hiểu chi tiết ngay trong những chia sẻ sau đây nhé.

Dịch vụ hủy tài liệu là gì?

Mỗi đơn vị đều có những thông tin bảo mật, không được phát tán ra ngoài. Công ty càng lớn thì số lượng tài liệu càng nhiều. Để có thể hủy số lượng tài liệu lớn nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cao thì dịch vụ hủy tài liệu là lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp.

Dịch vụ huỷ tài liệu là gì?

Dịch vụ hủy tài liệu là một dịch vụ chuyên nghiệp cung cấp khả năng xử lý an toàn và hiệu quả các tài liệu nhạy cảm, cần độ bảo mật cao. Thay vì hủy một chồng tài liệu bằng máy hủy giấy văn phòng, đơn vị bạn sẽ bàn giao tài liệu của mình cho một công ty dịch vụ hủy giấy chuyên nghiệp.

Dịch vụ này sử dụng hệ thống máy hủy tài liệu công nghiệp công suất lớn, cho khả năng hủy cùng lúc số lượng lớn tài liệu. Do đó mà nó phù hợp với những doanh nghiệp có số lượng tài liệu cần hủy lớn.

Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ hủy tài liệu

Việc sử dụng dịch vụ tiêu hủy giấy chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp lớn ưa chuộng vì chúng mang đến nhiều lợi ích, cụ thể như sau:

Bảo mật cao

Các tài liệu được cắt vụn

Những chiếc máy hủy tài liệu công nghiệp cho khả năng băm nhỏ các tài liệu. Các thông tin hoàn toàn không thể đọc được cũng như phục hồi, do đó mà tránh bị phát tán, đánh cắp thông tin.

Tăng năng suất hủy tài liệu

Việc thuê một công ty cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Các doanh nghiệp tự hủy tài liệu sẽ cần sử dụng nhân viên của mình, điều này khiến nhân viên bị gián đoạn khi làm việc, tốn thời gian để hủy, bảo dưỡng máy hủy,.... Bằng cách thuê ngoài dịch vụ hủy giấy, bạn có thể yên tâm rằng nhân viên của mình sẽ không phải lo lắng về việc bảo trì và vận hành máy hủy tài liệu và có thời gian cần thiết để tập trung vào những gì họ làm tốt nhất.

Công suất hủy mạnh mẽ

Hơn nữa, những cỗ máy hủy tài liệu công nghiệp lớn sẽ cho công suất hủy nhanh hơn. Bạn chỉ cần một khoảng thời gian ngắn là đã có thể hủy được số lượng lớn tài liệu.

Tính tiện lợi cao

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu sẽ cung cấp cho các công ty những tùy chọn để lựa chọn phù hợp hơn với nhu cầu của họ. Tiêu biểu như: 

Xe tải hủy di động an toàn đến địa điểm của bạn để cung cấp dịch vụ hủy giấy thuận tiện tại chỗ, cho phép bạn giám sát toàn bộ quá trình. Đơn vị sẽ đến tận nơi để nhận tài liệu mang về công ty tiến hành hủy. Có dịch vụ hủy thường niên. Các dịch vụ khác bao gồm hủy ổ cứng, hủy đa phương tiện,...

Xem thêm: Các mẫu máy hủy tài liệu phù hợp với văn phòng, công ty

Tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu

Đội ngũ hủy chuyên nghiệp

Có những tài liệu quy định thời gian hủy cụ thể như chứng từ trong kinh doanh. Do đó, việc sử dụng các dịch vụ hủy tài liệu giúp bạn duy trì việc tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu.

Giúp không gian văn phòng hiệu quả

Chất đống giấy tờ sẽ chiếm nhiều không gian văn phòng mà lẽ ra nó có thể được sử dụng hiệu quả hơn. Thông qua việc hủy tài liệu, bạn có thể giải phóng các không gian có giá trị, cho phép mở rộng, tạo môi trường làm việc có tổ chức hơn và thúc đẩy năng suất.

Quản lý tài liệu hợp lý hơn

Sắp xếp, quản lý tài liệu dễ dàng

Bằng cách loại bỏ các tài liệu hết thời hạn sử dụng, việc tiêu hủy tài liệu sẽ đơn giản hóa các quy trình quản lý tài liệu của bạn. Bạn có thể tập trung vào những tài liệu chứa thông tin cần thiết, còn thời hạn sử dụng, giúp việc truy xuất và lập chỉ mục hiệu quả hơn. Hợp lý hóa quy trình làm việc với tài liệu của bạn sẽ nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho nhân viên của bạn.

Hạn chế của dịch vụ tiêu hủy tài liệu

Bên cạnh những ưu điểm thì dịch vụ hủy giấy cũng có một số hạn chế, cụ thể như sau:

• Dịch vụ hủy tài liệu chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp, văn phòng có lượng tài liệu cần hủy lớn, tần suất thường xuyên. Còn những văn phòng nhỏ có số lượng tài liệu cần hủy ít thì không phù hợp.
• Giá dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp sẽ phụ thuộc vào số lượng tài liệu cần hủy, loại hủy, khoảng cách giữa doanh nghiệp và đơn vị hủy,... Thực tế thì nó cũng chỉ phù hợp cho những đơn vị có lượng tài liệu lớn.

Máy hủy tài liệu văn phòng phù hợp cho những đơn vị có lượng tài liệu hủy không nhiều

Chính vì vậy, nếu văn phòng, công ty bạn có số lượng tài liệu cần hủy không nhiều thì hãy lựa chọn những chiếc máy hủy tài liệu văn phòng để tự hủy nhé. Giá máy hủy tài liệu văn phòng không cao, lại có tính tiện dụng. Bạn có thể tham khảo một số thương hiệu hàng đầu như Nikatei, Silicon, Hpec, Ziba, Bonsaii,...

Quy trình hủy tài liệu của dịch vụ tiêu hủy chuyên nghiệp

Hiện nay đa số các đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu đều có quy trình hoạt động gồm các bước cơ bản như sau: 

Quy trình thực hiện dịch vụ huỷ tài liệu

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng có nhu cầu hủy tài liệu.
• Bước 2: Đơn vị cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu sẽ tiến hành khảo sát, đánh giá thực tế về khối lượng giấy tờ cần hủy của khách hàng. Từ đó tư vấn các hình thức hủy phù hợp và báo giá chuẩn xác cho khách hàng. 
• Bước 3: Sau khi đã thỏa thuận xong, sẽ tiến hành hủy tài liệu.
• Bước 4: Sau khi bên cung cấp dịch vụ thực hiện xong quy trình tiêu hủy tài liệu, hai bên sẽ tiến hành hoàn thành nốt các thủ tục và nghiệm thu.

Các hình thức hủy của dịch vụ hủy tài liệu

Dịch vụ tiêu hủy tài liệu hiện cung cấp những phương pháp tiêu hủy nào?

Tùy thuộc vào loại tài liệu cũng như khối lượng cần tiêu  hủy ít hay nhiều mà bên cung cấp dịch vụ  hủy tài liệu sẽ tư vấn cho khách hàng của mình phương pháp tiêu  hủy tài liệu hết giá trị hợp lý nhất. Đảm bảo tính nhanh chóng, tiện lợi và bảo mật. Hiện tại có 2 cách thức tiến hành dịch vụ  hủy tài liệu đó là  hủy tại chỗ (tức là hủy tại đơn vị có tài hiệu cần hủy) và hủy tại nhà máy của bên cung cấp dịch vụ. Mỗi phương thức này đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, cụ thể như sau:

Dịch vụ hủy tài liệu tại chỗ

Những xe tải hủy giấy chuyên dụng hủy tận nơi

Dựa trên địa điểm hủy thì chúng ta có loại hủy tại chỗ. Đơn vị sẽ cung cấp những thiết bị hủy di động.  Một chiếc xe tải chuyên dụng sẽ đậu tại địa điểm của bạn để thu thập tất cả các tài liệu cần hủy của bạn. Xe tải có lắp đặt máy hủy giấy công nghiệp, trong đó công ty hủy tài liệu ngay lập tức hủy tài liệu của bạn trước văn phòng của bạn. Vì vậy, người sử dụng dịch vụ có thể chứng kiến ​​quá trình hủy tài liệu.

Dịch vụ hủy tài liệu tại nhà máy của bên cung ứng dịch vụ

Ngược lại với việc hủy tài liệu tại chỗ là hủy tại nhà máy của đơn vị cung ứng dịch vụ hủy. Với dịch vụ này, công ty thu thập các tài liệu mà bạn muốn tiêu hủy. Điều này có thể được thực hiện thường xuyên hoặc cho mục đích băm nhỏ một lần. Công ty thu thập tài liệu bằng một chiếc xe tải được bảo đảm bảo mật. Sau đó nó sẽ di chuyển đến địa điểm tiêu hủy an toàn, nơi các tài liệu sẽ được dỡ xuống và cắt nhỏ trong một máy hủy công nghiệp lớn. Thông thường, bạn không thể chứng kiến ​​quá trình băm nhỏ, như với việc băm nhỏ tại chỗ.

Hủy tại nhà máy chuyên nghiệp

Dịch vụ hủy tài liệu hàng năm

Một dịch vụ phổ biến là hủy tài liệu một lần mỗi năm. Ví dụ, các công ty chọn dịch vụ này khi họ dọn dẹp các tài liệu và hồ sơ cũ hàng năm. Tất cả các hồ sơ tài chính cũ của họ sẽ được hủy bỏ cùng một lúc. Dịch vụ hủy tài liệu một lần rất lý tưởng khi bạn muốn hủy nhiều tài liệu cùng một lúc.

Dịch vụ hủy tài liệu định kỳ

Bạn cũng có thể thuê một công ty cung ứng dịch vụ hủy giấy định kỳ theo tháng hoặc theo quý. Với dịch vụ hủy tài liệu định kỳ này, bạn có thể sử dụng các thùng chứa có khóa tại văn phòng nơi bạn xử lý rác thải giấy bí mật của mình một cách an toàn. Công ty hủy giấy sẽ thu lại khi thùng bảo mật đã đầy để đem đi hủy. Quy trình hủy này có thể được lên lịch thường xuyên hoặc ngay khi bạn thông báo cho công ty rằng thùng rác đã đầy.

Dịch vụ hủy tài liệu định kỳ cho doanh nghiệp lớn

Thực tế cho thấy, dịch vụ hủy tài liệu rất tốt cho những doanh nghiệp lớn, có số lượng tài liệu cần hủy nhiều. Còn những văn phòng vừa và nhỏ thì máy hủy tài liệu vẫn là lựa chọn tối ưu nhất.

Xem thêm: Hướng dẫn quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức

Cách chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng uy tín. Do đó trong phần này chúng tôi sẽ chia sẻ một số tiêu chí khi chọn địa chỉ hủy tài liệu uy tín. 

Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu uy tín

• Các bạn nên chọn những công ty dịch vụ hủy tài liệu đã hoạt động lâu năm. Đã có kinh nghiệm hủy tài liệu thường cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lớn. 
• Chọn đơn vị đáp ứng đủ điều kiện về  pháp lý để thực hiện dịch vụ huỷ tài liệu, có thể cung cấp thủ tục chứng nhận “đã huỷ tài liệu” đúng theo quy trình của cục văn thư lưu trữ. 
• Sử dụng máy móc hủy tài liệu hiện đại, công suất lớn đảm bảo có thể thẻ hoàn thành công việc hủy giấy tờ hết giá trị sử dụng trong thời gian ngắn nhất. 
• Cho phép khách hàng được giám sát từ đầu tới cuối quá trình hủy tài liệu và có cung cấp lại video, hình ảnh cả quá trình tiêu hủy sau khi hoàn thành. 
• Đảm bảo tài liệu tiêu hủy được bảo mật thông tin tuyệt đối. Huỷ hết 100% tài liệu đảm bảo không thể phục hồi, sao chép lại thông tin trên tài liệu bằng bất cứ hình thức nào. 
• Nên chọn đơn vị hủy tài liệu cung cấp dịch vụ trọn gói, tức là cả quá trình hủy tài liệu từ bốc xếp, đóng gói, vận chuyển đến nhà máy tiêu huỷ đều do bên cung cấp dịch vụ chịu trách nghiệm. 

Trên đây là tổng hợp những thông tin liên quan đến dịch vụ hủy tài liệu hết giá trị sử dụng chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn. Hy vọng thông qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ về dịch vụ hủy tài liệu đang được cung cấp trên thị trường hiện nay.