Cách sử dụng máy hủy tài liệu cho người mới chi tiết A- Z

Cách sử dụng máy hủy tài liệu thực hiện dễ dàng nhờ các tính năng tự động hiện đại. Nhưng nếu không cẩn thận sẽ khiến quá trình xử lý hủy bị lỗi hoặc kẹt giấy.

1. Cách sử dụng máy hủy tài liệu chi tiết các bước 

1.1 Cấp điện cho máy

Đầu tiên, cần kết nối máy vào nguồn cấp điện. Đừng quên kiểm tra nguồn điện để đảm bảo sự ổn định khi hoạt động. 

Nếu máy không có dòng điện, hãy kiểm tra cả phích cắm và ổ cắm. 

1.2 Check khe hủy tài liệu

Bước tiếp theo rất quan trọng là kiểm tra khe hủy tài liệu. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc xén nhỏ giấy tờ. 

Kiểm tra bên trong xem nào sót lại giấy lần sử dụng trước không. Việc này giúp máy hoạt động trơn tru hơn, tránh tình trạng tắc, kẹt giấy. 

1.3 Bật công tắc nguồn

Sau khi đã kiểm tra cẩn thận ở 2 bước trên, tiến hành bật công tắc nguồn của máy. Tùy thuộc vào từng model máy, vị trí công tắc nguồn có thể được gắn ở phía sau hoặc trên thân máy.

Hãy chắc chắn rằng, máy hủy tài liệu đã được bật trước khi thực hiện các bước tiếp theo. 

1.4 Check số lượng tài liệu cần hủy

Tùy vào từng dòng máy hủy tài liệu sẽ có quy định về số giấy được hủy trong 1 lần. 

Trước khi tiến hành công việc, hãy kiểm tra và đảm bảo số lượng giấy trong giới hạn cho phép. 

Tuyệt đối không được hủy quá nhiều giấy, vượt khả năng máy. Điều này có thể khiến máy kẹt, hỏng lưỡi cắt hoặc gây ra sự cố không mong muốn. 

Rất có thể sẽ tốn thêm 1 khoản chi phí cho việc sửa chữa, thay mới. 

1.5 Phân loại tài liệu hủy

Phân loại tài liệu là khâu cực kỳ cần thiết, bởi không phải cái gì cũng có thể đưa vào máy hủy. 

Các loại chất liệu cứng như: bìa carton, thẻ nhựa, đĩa CD chỉ sử dụng được ở những dòng máy chuyên dụng. Hoặc giấy có ghim kẹp, bạn phải tháo gỡ để không ảnh hưởng tới bánh răng và lưỡi cắt. 

Ở một số model cao cấp, máy hủy còn được trang bị thêm nút trả ngược khi bạn đưa tài liệu không phù hợp.

 Bạn chỉ cần ấn nút, máy sẽ tự động nhả giấy lại. 

1.6 Đưa tài liệu cần hủy vào khe tương ứng

Tiếp theo, hãy từ từ đưa từng phần giấy đã phân loại vào khe hủy. Chú ý căn chỉnh giấy tờ thẳng đứng, đúng vị trí để tránh việc hủy bị lệch hoặc kẹt trong khe. 

Đặc biệt, tuyệt đối không được nhồi nhét quá nhiều giấy cùng lúc. Điều này có thể làm hỏng lưỡi cắt hoặc động cơ máy. 

1 số máy có khe hủy thẻ riêng, hãy lưu ý sử dụng đúng để đảm bảo chất lượng công việc. 

1.7 Mở thùng chứa máy, vệ sinh 

Bước cuối cùng sau khi hoàn thành hủy tài liệu là kiểm tra, vệ sinh máy. 

Mỗi máy hủy tài liệu đều có 1 thùng chứa giấy vụn. Nên đổ hết rác và vệ sinh sạch sẽ sau mỗi lần dùng. 

Điều này giúp tránh tình trạng đầy, gây tắc nghẽn cho lần tiếp theo. 

Đồng thời, hãy rút ổ cắm và ngắt điện để đảm bảo an toàn cho mọi người. 

2. Kinh nghiệm sử dụng máy hủy tài liệu hiệu quả, tránh hỏng hóc

2.1 Đặt máy nơi khô ráo, cách xa vật dễ cháy

Nguyên tắc đầu tiên cần nhớ khi dùng máy hủy tài liệu là vị trí đặt. Máy nên đặt ở khu vực bằng phẳng, không ẩm ướt, cách xa các vật liệu gây cháy nổ.  

Bởi khi thực hiện cắt xé nhỏ giấy với tốc độ cao, máy sẽ tạo ra nhiệt độ lớn. Nếu đặt gần những vật liệu dễ bắt lửa sẽ rất nguy hiểm. 

Khoảng cách an toàn từ tường tới máy tối thiểu phải là 15cm. 

2.2 Kiểm tra khe hủy, lưỡi dao trước khi dùng

Khe hủy và lưỡi dao 2 bộ phận quan trọng nhất của máy hủy tài liệu. Trước mỗi lần sử dụng, nên kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng của lưỡi dao và khe bên trong. 

Nếu phát hiện lưỡi dao bị mòn, nên thay mới để đảm bảo hiệu suất cắt. Đồng thời, kiểm tra xem khe hủy có còn vụn thừa hay vật lạ mắc lại không. 

2.3 Không nhồi nhét tài liệu hủy

Mỗi dòng máy đều được nhà sản xuất quy định lượng giấy nhất định trong mỗi lần sử dụng. Nên tuân thủ hướng dẫn, không vượt quá giới hạn, tránh gây áp lực lớn cho máy. 

Nếu hủy số lượng tài liệu lớn, nên để máy nghỉ khoảng 5-10 phút/lần. Điều này sẽ tránh tình trạng máy quá nóng, gây cháy motor, ảnh hưởng tới tuổi thọ. 

2.4 Vệ sinh, bảo dưỡng máy định kỳ

Máy hủy tài liệu cần được vệ sinh, bảo dưỡng định kỳ để duy trì hiệu suất hoạt động và tuổi thọ máy. 

Sau mỗi lần sử dụng, nên vệ sinh ngay khe hủy, thùng chứa giấy vụn và các bộ phận. 

Có thể sử dụng cồn để lau, tuy nhiên chú ý không để rơi vào động cơ máy. 

Đồng thời, cũng nên tra dầu bôi trơn lưỡi dao, các chi tiết chuyển động thường xuyên. Điều này sẽ giữ máy luôn vận hành trơn tru, giảm tiếng ồn.

Qua bài viết này, Yenphat.vn hy vọng bạn đã nắm rõ cách sử dụng máy hủy tài liệu cũng như kinh nghiệm vận hành máy.  Hãy tuân thủ đúng các hướng dẫn trên để máy lúc nào cũng hoạt động tốt nhất nhé!