Mách bạn cách sử dụng máy hủy tài liệu an toàn hiệu quả

Máy hủy tài liệu đang dần trở thành thiết bị quan trọng tại nhiều cơ quan, tổ chức. Nó giúp cho văn phòng trở nên gọn gàng, sạch sẽ và các thông tin quan trọng luôn được bảo mật. Tuy nhiên không phải ai cũng đã biết cách sử dụng máy hủy tài liệu. Nếu như bạn cũng đang loay hoay không biết cách sử dụng thiết bị này an toàn và hiệu quả thì hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!

Những lợi ích khi sử dụng máy hủy tài liệu

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu các bước sử dụng máy hủy tài liệu chúng ta cùng tìm hiểu về những lợi ích mà thiết bị này đem lại cho người sử dụng nhé!

Những lợi ích của việc sử dụng máy hủy tài liệu đem lại

• Giúp bảo mật thông tin: Khi sử dụng máy hủy tài liệu để giải quyết các giấy tờ đã hết giá trị sử dụng sẽ giúp bạn bảo mật thông tin trên giấy một cách hiệu quả. Có máy hủy tài liệu các doanh nghiệp không cần phải lo lắng việc thông tin về kế hoạch kinh doanh, khách hàng… của mình bị đánh cắp và gây thiệt hại lớn về tài chính lẫn danh dự. 
• Giúp bảo vệ môi trường: Bên cạnh việc giúp các nhân, cơ quan bảo vệ tốt thông tin của mình máy hủy giấy còn giúp bảo vệ môi trường hiệu quả. Giấy sau khi được tiêu hủy bằng máy sẽ dễ thu gom và xử lý hơn. Từ đó làm giảm tải lượng giấy rác bị vứt ra môi trường. 
• Giúp tuân thủ pháp luật: Hiện nay luật pháp của nước ta đã có những quy định cụ thể và nghiêm ngặt trong việc bảo vệ thông tin của cá nhân cũng như những thông tin quan trọng khác. Chính vì vậy nên việc đầu tư một chiếc máy hủy tài liệu để có thể tiêu hủy những những giấy tờ hết hạn lưu trữ theo đúng quy định là rất cần thiết.

Giúp cơ sở hủy tài liệu đúng theo quy định về lưu trữ tài liệu của pháp luật

• Giúp văn phòng trở nên gọn gàng: Việc tồn đọng quá nhiều giấy tờ không còn giá trị sử dụng sẽ khiến cho văn phòng của bạn trở nên lộn xộn, bí bách hơn. Các nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng việc ở trong môi trường quá nhiều đồ và không ngăn nắp sẽ khiến con người khó tập chung. Do đó việc dọn dẹp tiêu hủy giấy tờ không còn giá trị sử dụng bằng máy hủy tài liệu là hết sức cần thiết. 
• Giúp dễ dàng quản lý tài liệu: Việc hủy bỏ tài liệu không cần dùng đến nữa sẽ khiến cho công việc quản lý tài liệu trở nên đơn giản hơn. Mỗi khi tìm kiếm tài liệu sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Hướng dẫn cách sử dụng máy hủy tài liệu

Cách sử dụng máy hủy tài liệu tương đối đơn giản. Tuy nhiên sử dụng làm sao để máy luôn hoạt động trơn tru, đem lại hiệu quả cao, ít khi hỏng hóc thì không phải ai cũng biết. Do đó trong phần này chúng tôi sẽ chia sẻ các bước dùng máy hủy giấy chuẩn nhất để các bạn tham khảo.

Hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách để máy luôn bền

Kiểm tra trước khi sử dụng máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là thiết bị điện có những lưỡi dao sắc bén các bạn cần phải kiểm tra kỹ máy trước khi sử dụng để đảm bảo an toàn cho bản thân. Cụ thể như sau: 

• Kiểm tra lưỡi dao của máy xem có vật thể lạ nào trong lưỡi dao của máy không. Nếu như có hãy cần thận lấy chúng ra để khi cắt giấy không bị kẹt và làm hỏng lưỡi dao. 
• Kiểm tra xem máy đã được đặt cân chưa, vị trí đặt máy có bằng hay không? Có cách tường khoảng 15cm không? Nếu chưa hãy chỉnh lại cho cân và cách xa tường tối thiểu 15 cm. 
• Kiêm tra dây điện và phích cắm của máy xem có đảm bảo để hoạt động không, nếu nhận thấy bị đứt hoặc hở do chuột cắn cần thay thế trước khi sử dụng máy. 

Lưu ý: nếu là lần đầu sử dụng các bạn cần đọc kỹ hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu được nhà sản xuất viết đi kèm với máy. Bên cạnh đó để chắc chắn hơn các bạn có thể nhờ nhân viên kỹ thuật của đơn vị bán máy hướng dẫn cách sử dụng máy.  

Hướng dẫn dùng máy hủy tài liệu an toàn và hiệu quả

Lưu ý trong quá trình sử dụng máy hủy tài liệu

Để quá trình hủy tài liệu được diễn ra thuận lợi, an toàn và hiệu quả các bạn cần đặc biệt phải chú ý những điểm sau: 

• Các bạn nên loại bỏ kẹp ghim ra khỏi tài liệu trước khi đưa vào máy hủy tài liệu. Mặc dù hiện nay đa số các sản hủy tài liệu được thiết kế với tính năng hủy được cả kẹp ghim nhưng để đảm bảo độ bền lâu của dao cắt các bạn vấn nên bớt chút loại bỏ chúng trước khi đưa vào máy. 
• Nếu không may bị kẹt giấy các bạn cần ngắt nguồn điện máy và lấy giấy kẹt ra. Hiện nay các dòng máy hủy giấy hiện đại có thêm chức năng trả ngược giấy rất tiện dụng các bạn chỉ cần bấm nút và giấy sẽ tự động được trả ngược lại. 
• Mỗi model máy hủy tài liệu đều được sản xuất với khả năng hủy một lượng giấy nhất định. Do đó các bạn cần đặc biệt chú ý không nên huỷ quá số tờ tối đa máy có thể hủy. Khi hủy quá số lượng giấy so với quy định sẽ khiến lưỡi dao bị hỏng, trong trường hợp lưỡi dao bị hỏng nặng cần phải thay thế sẽ tốn rất nhiều chi phí. 

Những điều cần lưu ý trong quá trình sử dụng máy hủy tài liệu

• Phân loại tài liệu cần hủy là điều cần thiết bởi khe hủy giấy và hủy đĩa CD của máy tách biệt nhau. Khi các bạn cho đĩa CD/DVD, thẻ tín dụng cho vào khe hủy giấy sẽ gây hỏng lưỡi dao cắt.
• Bên cạnh đó các bạn cần chú ý đến thời gian làm việc tối đa của máy để tránh việc máy phải làm việc quá tải. Hiện nay máy hủy tài liệu văn phòng công suất vừa và nhỏ có thể hủy giấy liên tục trong vòng 5 -15 phút.
• Khi đưa giấy vào máy cần hết sức chú ý tránh để tay áo, tóc, cà vạt, phụ kiện quần áo bị cuốn vào trong máy gây nguy hiểm cho bản thân và làm hỏng máy. 

Sau khi sử dụng máy hủy tài liệu

Sau khi đã sử dụng xong máy hủy tài liệu các bạn cần thực hiện một số việc như sau:

• Sau khi hủy xong tài liệu các bạn cần ngắt nguồn điện của máy bằng cách rút phích cắm ra khỏi ổ điện. 
• Mở thùng chứa giấy của máy và đem giấy vụn bên trong đi đổ. 

Cách vệ sinh máy hủy tài liệu đúng

Để máy hủy tài liệu luôn vận hành trơn tru, có tuổi thọ dài lâu ngoài sử dụng đúng cách các bạn còn cần phải thực hiện vệ sinh bảo dưỡng máy thường xuyên. Dưới đây là chi tiết các bước vệ sinh máy hủy tài liệu để các bạn tham khảo.

Hướng dẫn cách vệ sinh và bảo dưỡng máy hủy giấy đúng cách

• Bước 1: Đầu tiên các bạn cần ngắt nguồn điện máy hủy giấy để đảm bảo an toàn trong suốt quá trình làm vệ sinh.
• Bước 2: Mở thùng chứa của máy và loại bỏ hết giấy vụn có ở bên trong. Sau đó tháo mở các bộ phận của máy hủy tài liệu. 
• Bước 3: Thấm dung dịch cồn vào khăn mềm rồi tiến hành lau sạch các bụi mực, bụi bẩn bám trên thân, thùng chứa máy và lưỡi dao. Khi lau các bạn cần đặt biệt lau thật kỹ lưỡi dao. Bởi tại đây thường bám nhiều bụi và mực cũng như dầu bôi trơn, nếu để lâu ngày sẽ làm mòn lưỡi dao.
• Bước 4: Tiếp theo các bạn tiến hành bôi dầu trơn vào trục cuốn để máy có thể vận hành êm ái trong quá trình hoạt động.
• Bước 5: Sau khi để các phụ kiện máy đã khô ráo các bạn tiến hành lắp ráp lại như ban đầu và vận hành máy bình thường.

Trên đây là tổng hợp thông tin về cách sử dụng máy hủy tài liệu chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn. Hy vọng những thông tin của bài viết có thể giúp các bạn sử dụng máy hủy tài liệu hiệu quả và bảo vệ được độ bền của máy lâu dài. Nếu như có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến máy hủy tài liệu hoặc muốn mua máy với ưu đãi hấp dẫn các bạn vui lòng liên hệ 0917 430 282 để được nhân viên của chúng tôi tư vấn miễn phí.